Политика конфиденциальности

Настоящая Политика раскрывает, какие персональные данные (далее - ПД) обрабатывает Общество с ограниченной ответственностью «СИЛВЕРХЕД» (далее - Оператор), оказывающее услуги электронного подписания документов через сервис Podpisano.by, на каком правовом основании, в каких целях, в течение какого срока и с применением каких мер защиты. Политика составлена в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. №99-З «О защите персональных данных» (далее - «Закон №99-З»).

1. Оператор

Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «СИЛВЕРХЕД», УНП 192564243, юридический адрес: 220124, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Михася Лынькова, д. 85, корп. 6, пом. 1, комната 6, пом. 1 (комната 6). Сервис Podpisano.by - торговая марка и доменное имя, под которыми Оператор оказывает услуги электронного подписания.

Ответственный за организацию защиты персональных данных в ООО «СИЛВЕРХЕД» - директор Мазурин А. М. (исполняет функции до назначения отдельного DPO; такое совмещение допустимо для организаций с численностью работников до 50 человек согласно требованиям Закона №99-З к назначению ответственного лица). Контакт для запросов субъектов ПД и уполномоченных органов: dpo@podpisano.by. При назначении самостоятельного DPO информация о его ФИО, должности и дате приказа будет опубликована в настоящей Политике в ближайшей редакции.

1.1. Двойная роль Оператора в отношении ПД Подписантов

В архитектуре сервиса PODPISANO ООО «СИЛВЕРХЕД» выступает в двух правовых ролях по отношению к персональным данным Подписантов:

1. Как уполномоченное лицо (обработчик) - в отношении фамилии, имени, отчества и номера мобильного телефона Подписантов, получаемых от Клиента-отправителя (юридического лица или индивидуального предпринимателя, инициировавшего подписание). Обработка осуществляется по поручению Клиента, который выступает в качестве Оператора этих данных, на основании Публичного договора оферты (одновременно являющегося соглашением о поручении обработки в значении статьи 7 Закона №99-З).
2. Как самостоятельный Оператор - в отношении метаданных подписания (IP-адрес и код страны Подписанта, отметка времени, идентификатор сессии, хеш Документа, идентификатор SMS-сообщения, отметка о доставке SMS, цепочечный SHA-256 журнала аудита), которые ООО «СИЛВЕРХЕД» собирает самостоятельно для целей обеспечения безопасности сервиса, ведения независимого журнала аудита и подтверждения подлинности подписания в значении Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Правовое основание обработки - статья 6 Закона №99-З (исполнение договора между Подписантом и Клиентом, акцепт которого невозможен без указанных метаданных, и выполнение требований законодательства об электронном документе по обеспечению целостности и доказательной ценности подписанного электронного документа).

Разделение ролей существенно при реализации Подписантом прав, предусмотренных Законом №99-З: запросы об уточнении, блокировании или удалении ФИО и номера телефона перенаправляются Оператором в соответствующего Клиента, а запросы в отношении метаданных подписания рассматриваются Оператором самостоятельно в установленные сроки.

2. Категории обрабатываемых данных и источники их получения

2.1. Менеджеры-клиенты (зарегистрированные пользователи кабинета)

• адрес электронной почты (используется как логин и канал юридически значимых уведомлений);
• хэш пароля (Argon2id; сам пароль Оператору не известен);
• фамилия, имя и (по желанию) отчество, должность;
• организационные реквизиты (наименование организации, УНП - для юридических лиц-Клиентов и индивидуальных предпринимателей);
• реквизиты из государственного реестра плательщиков: полное наименование, юридический адрес, дата постановки на учёт, состояние плательщика, наименование и код инспекции Министерства по налогам и сборам;
• дата и время регистрации, IP-адрес последнего входа, User-Agent;
• история юридически значимых действий в учётной записи (создание Пакетов, изменения настроек, изменения пароля).

Источник: непосредственно от субъекта ПД при регистрации и использовании Сервиса, а также из открытого государственного реестра плательщиков Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (grp.nalog.gov.by). Реквизиты запрашиваются по указанному Клиентом УНП, чтобы наименование и адрес в Публичном договоре и акте оказанных услуг соответствовали государственному реестру, а не вводились вручную с опечатками. Полученные реквизиты сохраняются вместе с датой запроса и обновляются по инициативе Клиента.

Для Клиента - индивидуального предпринимателя сведения реестра (наименование, включающее фамилию, имя и отчество, и адрес, который может совпадать с адресом места жительства) являются персональными данными. Правовое основание их обработки - заключение и исполнение договора, стороной которого является субъект ПД (§3, пункт 1); объём ограничен реквизитами, необходимыми для Публичного договора и первичных учётных документов.

2.2. Подписанты (физические лица, получающие приглашение к подписанию)

• фамилия, имя, отчество (отчество - при наличии);
• номер мобильного телефона (для доставки приглашения и SMS-кода подтверждения);
• (на отдельных тарифах) адрес электронной почты - для дублирования приглашения;
• изображение собственноручно начертанной подписи (создаётся Подписантом на сенсорном экране в момент подписания). Оператор квалифицирует данное изображение как реквизит электронного документа (составная часть АСП в значении статей 161 и 404 ГК Республики Беларусь), а не как биометрический шаблон физиологических характеристик. Изображение хранится как PNG/SVG-графика и не используется для биометрической идентификации Подписанта;
• метаданные подписания: точная метка времени, IP-адрес, идентификатор сессии подписания, идентификатор отправленного SMS-сообщения и отметка о доставке;
• код страны, определённый по IP-адресу (ISO-3166-1) - для фиксации в журнале аудита.

ФИО и номер телефона хранятся в зашифрованном виде (AES-256-GCM, envelope-encryption). Поиск по номеру осуществляется по криптографически стойкому ключу-хэшу (HMAC-SHA-256 с серверной солью); восстановить номер из хэша невозможно. Источник: от Клиента, направляющего Документ Подписанту, в момент создания Пакета.

2.3. Технические метаданные журнала аудита

• хронология действий с каждым Пакетом, защищённая цепочечным SHA-256-хэшированием;
• IP-адреса инициаторов действий, User-Agent, метки времени;
• код страны (определяется локально через библиотеку MaxMind GeoLite2 без передачи IP-адреса третьим лицам);
• последние 2 цифры номера мобильного телефона Подписанта (для отображения в человекочитаемом виде).

3. Цели и правовые основания обработки

Оператор обрабатывает ПД на следующих основаниях, предусмотренных статьёй 6 Закона №99-З:

1. Заключение и исполнение договора, стороной которого является субъект ПД: обработка ПД менеджеров-клиентов осуществляется для регистрации и ведения учётной записи, биллинга, оказания услуг, защиты учётной записи от несанкционированного доступа. Обработка ПД Подписантов - для доставки приглашения и фиксации волеизъявления Подписанта подписать Документ.
2. Согласие субъекта: подписание каждого Документа Подписантом сопровождается явным подтверждением Согласия на обработку персональных данных непосредственно до ввода SMS-кода. Согласие может быть отозвано (см. §9).
3. Выполнение требований законодательства: хранение журнала аудита и подписанных Документов осуществляется для обеспечения доказательственной силы подписи по Закону Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле и делопроизводстве.
4. Обеспечение безопасности сервиса: сохранение технических метаданных, IP-адресов и User-Agent для предотвращения и расследования инцидентов безопасности, защиты от несанкционированного доступа и выявления автоматизированных атак осуществляется в рамках надлежащего оказания услуг (основание 1) и ведения журнала аудита (основание 3) и не является самостоятельным правовым основанием.

4. Сроки хранения

Сроки хранения соответствуют принципу минимизации (статья 4 Закона №99-З): срок хранения ПД не превышает того, который необходим для достижения целей обработки. Клиенты PODPISANO как юридические лица / ИП самостоятельно ведут архивное хранение подписанных ими Документов в соответствии с собственными обязанностями по Закону №57-З и законодательству об архивном деле.

• Подписанные Документы (PDF) - 1 (один) год с момента подписания Документа. По истечении срока копия автоматически удаляется из системы Оператора. Клиент обязан скачать Документ через личный кабинет в течение срока хранения и обеспечить его архивное хранение на своей стороне.
• Журнал аудита и метаданные подписания (хронология событий, IP-адреса, идентификаторы SMS, цепочечный SHA-256, изображение подписи) - 3 (три) года с момента подписания. Срок обусловлен общим сроком исковой давности (статья 197 Гражданского кодекса Республики Беларусь). По истечении 3 лет журнал автоматически анонимизируется либо уничтожается.
• Электронные акты оказанных услуг (Оператор → Клиент) - 10 (десять) лет с момента акцепта акта, в соответствии с §177 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утверждённого Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №140, и Законом Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. №57-З «О бухгалтерском учёте и отчётности».
• Учётная запись менеджера-клиента - до удаления учётной записи Клиентом либо до 1 (одного) года неактивности, после чего ПД подвергаются анонимизации с сохранением только агрегированной статистики использования. Срок установлен в соответствии с принципом минимизации (статья 4 Закона №99-З).
• Незавершённые сессии подписания (Пакеты в статусе «отправлен», без подписания или отказа) - 72 (семьдесят два) часа с момента создания, по истечении которых ПД Подписантов в составе таких сессий уничтожаются автоматически.
• Запись о владении номером телефона (phone-ownership) - 30 (тридцать) дней с момента последней успешной верификации, после чего запись автоматически удаляется.
• Журнал аутентификации менеджеров-клиентов (события входа, выхода, неудачных попыток) - 1 (один) год с момента события. Срок обеспечивает выявление инцидентов безопасности (типовое окно обнаружения 6–12 месяцев) при сохранении принципа минимизации.
• Журнал доставки уведомлений (webhook delivery log для интеграций Клиента) - 30 (тридцать) дней с момента доставки, после чего записи автоматически удаляются.
• Технические журналы и метрики - 30 (тридцать) дней; журналы безопасности - 90 (девяносто) дней. ПД в журналах подвергаются автоматической редакции при записи (маскирование номеров телефонов, email, токенов, паролей).

5. Третьи лица - уполномоченные лица по обработке ПД

В части, необходимой для оказания услуг, Оператор привлекает следующие уполномоченные лица (статья 7 Закона №99-З). С каждым из них Оператор заключает или принимает условия обработки ПД, обеспечивающие защиту, не ниже установленной настоящей Политикой.

6. Трансграничная передача персональных данных

Трансграничная передача персональных данных Оператором не осуществляется. Все операции по обработке персональных данных - база данных, объектное хранилище, отправка SMS и электронной почты, резервное копирование, журнал аудита - выполняются на инфраструктуре, размещённой исключительно на территории Республики Беларусь. Передача персональных данных в иностранные государства не производится ни в каком объёме и ни в каких целях.

7. Меры защиты

• шифрование персональных данных в базе на уровне приложения (AES-256-GCM, envelope encryption);
• HMAC-SHA-256 хэширование номеров мобильных телефонов для поиска без расшифрования (восстановление номера из хэша вычислительно невозможно);
• Argon2id-хэширование паролей менеджеров-клиентов с использованием параметров, превышающих рекомендации OWASP;
• Row-Level Security (RLS) в PostgreSQL - каждый SQL-запрос проверяет принадлежность строки текущему тенанту;
• TLS 1.3 + HSTS на всех публичных узлах; перенаправление HTTP → HTTPS;
• HttpOnly + Secure + SameSite-флаги на cookie аутентификации;
• автоматическая маскировка персональных данных в журналах (телефон, email, токены, пароли);
• сетевая сегментация: база данных, Redis, объектное хранилище недоступны из публичного интернета напрямую;
• аудит кода на уязвимости и сканирование зависимостей при каждом релизе;
• ротация ключей шифрования номеров телефонов каждые 12 месяцев с сохранением исторических ключей для расшифрования старых данных.

8. Cookie-файлы

Сервис использует строго необходимые (functional) cookie-файлы для обеспечения работы аутентификации и сессии подписания. Аналитических, рекламных и иных маркетинговых cookie Оператор не устанавливает.

Все cookie помечены флагами Secure и HttpOnly; отключение этих cookie приводит к невозможности использования Сервиса по назначению.

9. Права субъекта персональных данных

В соответствии с главой 3 Закона №99-З субъект ПД имеет право:

• получить информацию об обработке своих ПД и требовать внесения изменений в неполные, устаревшие или неточные ПД (статья 11);
• получить информацию о предоставлении своих ПД третьим лицам - не чаще одного раза в год бесплатно (статья 12);
• требовать прекращения обработки и удаления своих ПД при отсутствии законных оснований такой обработки (статья 13); порядок подачи такого заявления установлен статьёй 14 указанного Закона;
• отозвать ранее данное согласие на обработку (статья 10) - за исключением случаев, когда обработка осуществляется на ином правовом основании (например, на основании Закона №113-З - хранение журнала аудита);
• обжаловать действия (бездействие) Оператора в Национальный центр по защите персональных данных Республики Беларусь (НЦЗПД, создан Указом Президента Республики Беларусь от 28 октября 2021 г. №422), а также в судебном порядке.

Заявления о реализации прав направляются на адрес dpo@podpisano.by либо в письменной форме на юридический адрес Оператора. К заявлению прикладывается копия документа, удостоверяющего личность субъекта ПД (в части, идентифицирующей заявителя), для подтверждения личности.

Контактные данные НЦЗПД для обращений субъектов ПД: 220004, г. Минск, ул. Клары Цеткин, 24, ком. 3; тел. +375 (17) 367-07-90; электронная почта info@cpd.by; официальный сайт cpd.by.

Срок ответа: 5 (пять) рабочих дней для подтверждения факта обработки ПД и предоставления общих сведений; до 15 (пятнадцати) рабочих дней для предоставления копии ПД, рассмотрения требования о блокировании/изменении/удалении и направления мотивированного ответа. Срок может быть продлён ещё на 15 рабочих дней с уведомлением субъекта в обоснованных случаях, в порядке, предусмотренном статьёй 11 Закона №99-З.

10. Уведомление об инцидентах

При обнаружении нарушения конфиденциальности, целостности или доступности ПД, способного повлечь нарушение прав и законных интересов субъекта ПД, Оператор уведомляет Национальный центр по защите персональных данных Республики Беларусь незамедлительно, но не позднее 3 (трёх) рабочих дней с момента, когда такому Оператору стало известно о нарушении, в порядке, предусмотренном статьёй 16 Закона №99-З. Непосредственно затронутые субъекты ПД уведомляются, если такое уведомление предусмотрено законодательством либо если нарушение может повлечь существенные неблагоприятные последствия для них.

11. Несовершеннолетние

Сервис не предназначен для использования лицами младше 18 лет. Оператор не осуществляет целенаправленного сбора ПД несовершеннолетних. Если факт обработки ПД несовершеннолетнего без согласия его законных представителей становится известен Оператору, такие данные подлежат удалению.

12. Изменение Политики

Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная редакция публикуется по адресу /legal/privacy с указанием даты вступления в силу. Существенные изменения, влияющие на права субъекта ПД, доводятся до сведения зарегистрированных менеджеров-клиентов по электронной почте не менее чем за 30 (тридцать) календарных дней до вступления в силу.

13. Реквизиты Оператора и контакты

Общество с ограниченной ответственностью «СИЛВЕРХЕД»
УНП: 192564243
Юридический адрес: 220124, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Михася Лынькова, д. 85, корп. 6, пом. 1, комната 6, пом. 1 (комната 6)
Электронная почта DPO: dpo@podpisano.by
Электронная почта общих обращений: legal@podpisano.by
Сайт: podpisano.by